1. ご使用の流れ
当会議室はオンライン会議室予約システム「スマート空間予約」を利用しています。会議室を利用されたい方は、初回のみ「スマート空間予約」の①会員登録をし、その中に掲載している「都道府県会館」の②利用申請をおこなってから、会議室のご予約をお願いします。
二回目からは直接会議室の予約が可能となります。
【料金について】
当会議室は、原則9時から21時までが利用可能時間です。最低利用時間は2時間から1時間単位でのお貸出しとなります。17時から21時までは夜間料金となります。詳しくは料金表をご覧ください。
【会議室の概要】
各会議室の概要は、スマート空間予約の都道府県会館ページをご覧ください。
URLはこちら https://www.smartkaigisitsu.net/properties/view/1461
【予約の流れ】
予約は、初めに「仮予約」を申請します。
「仮予約」が承認された後、「本予約」の申込みを行います。
【会議室のオンライン予約申請】
※オンライン予約マニュアル
③仮予約
・スマート空間予約 都道府県会館のページにアクセス
https://www.smartkaigisitsu.net/properties/view/1461
・ログイン後、会議室、日時を選んで予約申請を行います。
・申請すると登録されたアドレスへ仮予約申請受付メールが届きます。
・仮予約が承認されると仮予約承認メールが届きます。
・このメールに記載されているURLから期限内に④本予約の申込を行ってください。
・本予約できる期限はメールに記載されています。この期限を過ぎると仮予約が自動解除となります。
④本予約申込
・本予約の申込時に、必要なオプション（備品）やレイアウト、請求書の宛名、イベント名等を登録し
てください。
・最後に利用規約に同意し「予約内容の確認」をクリックしてください。
・予約確定後に完了メールが届きます。
【会議当日】
・会場は予約時間の30分前に開錠します。
・会議が終了したら、室内の電話で内線5316管理部（17時45分以降は内線5910防災センター）まで終了し
た旨ご連絡ください。
・退出までが使用時間となりますので、連絡後は、速やかにご退出をお願いします。
【その他】
・仮予約の受付は、内部会員が18か月前、外部会員が12か月前となります。
・土曜日、日曜日、休日及び12月29日から翌年1月3日までは休館日です。
・休館日の利用はオンライン申込ができませんので、お電話で承ります。
☎ 03-5212-9162（受付時間：平日9:00～17:45）
２．会議室のレイアウト
・会議室のレイアウトは、①ロの字形式 ②スクール形式 ③シアター形式からお選びください。
・上記で選択した形式のレイアウトで会場の設営をおこないます。着席する人数と必要な椅子の数は本予約の
備考欄にご記入ください。その他、何かご要望があれば備考欄にご記入ください。
・101会議室、401会議室はご相談の上、レイアウトを作成します。本予約の備考欄にご希望をお知らせくだ
さい。
・特別会議室及び406会議室は固定された机のため、メイン席のレイアウトを変更することはできません。
３．必要な備品
・会議室に付属する備品は、「スマート空間予約」の本申込の際に備品のリストから選択が可能です。
・変更する場合は「スマート空間予約」のマイページより、必要な備品を4日前までに変更してください。
・当会館で用意されている有料の備品は、備品一覧をご覧ください。数に限りがあるのでお早めに申込みくだ
さい。
＜会議室有料付属備品＞
・Wi-Fi設備は貸出用無料ホームルータがございます。ご希望の場合は備品登録でお申し込みください。
４．見積もり及び支払い
・請求書は会議室使用日の2週間後を目安に登録メールアドレスに送付いたします。
・使用料金は請求書に記載されている指定口座にお振込みをお願いします。
・振込手数料はお客さまのご負担でお願いします。
・振込名義は会員登録された名前でお願いします。違う名前の場合は、会議室の本申込で登録してください。
・現金でのお支払いは出来ません。指定口座への振込でお願いします。
・見積書は会議室申込前に「スマート空間予約」の本予約時に出力してください。予約確定後の見積書はマイ
ページより出力できます。
５．会議室使用の取り消し
・会議室のキャンセルは「スマート空間予約」から行うことができます。
・使用日前４日からキャンセル料が発生します。キャンセル料は以下のとおりです。
・キャンセル料には別途消費税はかかりません。振込手数料はお客様のご負担でお願いします。
・使用日を過ぎた予約はキャンセルできません。利用料金（消費税込み）をお支払いいただきます。
① 使用日前4日～前日 会議室使用料の50％
② 使用日当日 会議室使用料の100％
６．注意事項
・当会館は、館内及び館外も含め「敷地内禁煙」です。
・会議室利用者用の駐車場はありません。近隣の駐車場をご利用ください。
・会議室使用にあたり、荷物の運搬等に車を利用する場合は事前にご相談ください。
・災害時に備えて、事前に非常口等を確認してください。
・使用目的の変更、使用の権利譲渡・転貸はできません。
・当会館会議室及び施設、付属器具等を破損、紛失しないよう十分に注意してください。損害が発生した場合
は、相当額を賠償していただきます。
・貴重品は各自で管理してください。盗難、紛失等については、当会館では一切の責任を負いません。
・当会館が了承した以外の掲示、機械器具の搬入、物品の販売、飲食物の持ち込みはできません。
・会議室で使用する物品や資料等は事前に受け付けることができます。その場合、予めご相談の上、送付して
ください。会議利用前日までに到着するようにしてください。
・休館日には荷物を受け取ることができませんのでご注意ください。
７．禁止事項
・火気、可燃物、危険物等の持ち込みや使用。
・会館内及び敷地内において、座り込み、立ちふさがり等で通行の妨げになるような行為。
・公の秩序や善良な風俗を乱し、又は入居者、会館を利用する者に著しく迷惑をかける行為。
・その他会館の管理上不適当と認められる行為。
8．アクセス
■東京メトロ有楽町線・半蔵門線をご利用の場合
永田町駅5番出口より、当会館地下1階と直結の地下通路を経て徒歩約1分
■東京メトロ南北線をご利用の場合
永田町駅９番出口より、エスカレータ上階すぐ